「予定」を英語で伝えたい！スケジュール調整の会話例【動画付き】

予定を立てることは、ビジネスパーソンがスムーズに仕事をする上で欠かせないことです。とはいえ、英語で「予定」を表現するとなると、言葉に詰まってしまったり、「どんな表現を使えばいいのだろう」と戸惑ってしまう人もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、予定を表す定番フレーズや、共有カレンダーにスケジュールを入力する時に便利に使える略語表現、スケジュール調整をしたい時に使える言い回しなどを紹介します。

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「予定」の英語表現方法

予定にまつわる英語には、さまざまな表現方法があります。まずは、「予定があります・ありません」と先約の有無を伝えたり、「予定はありますか？」と相手の都合を尋ねたりする基本的な言い方から見ていきましょう。

「Plan」を使って表現する

「予定」の英単語といえば、「plan」が馴染み深いのではないでしょうか。英語では、予定があることを伝える時、たとえ先約が一つであっても複数形の「plans」を使います。そして、「I have plans」で、以前から決まっていた個人的な予定があるというニュアンスになります。文頭に「I’m sorry, but」を入れることで、「ごめんね、残念だけど」とより丁寧に断ることができます。

気を付けたいのが、「I have a plan.」と「plan」を単数形で使ってしまうことです。これは、「（目的を達成するための）戦略や計画がある」という意味で、「予定がある」という意味とは異なります。

「Plan」を使わずに予定を表現する方法

日本語では、「予定」という言葉を使わずにスケジュールを伝えたり、確認したりすることもありますよね。例えば、「来週はどう？」「今夜なら空いてるよ」といった表現です。英語にも、日本語と同じように「plan」を使わない多彩な表現が存在します。以下の例文では、「plan」以外の単語を使った予定の聞き方などを紹介しているので、参考にしてみてください。

「予定」にまつわる頻出英語表現

実際に予定を確認したり、伝えたりする会話の中では、単純に予定の有無を伝えるだけではありません。特にビジネスでは、より豊富な表現が必要になる場面も多くなります。そこでここでは、予定にまつわる、自然なコミュニケーションにつながる効果的なフレーズや、名詞を使った言い回しについて紹介します。

予定が未確定の時に使えるフレーズ

「予定は未定」と言われるように、スケジュールはいつも明確に決まっているとは限りません。下の例文は、暫定的な予定であることや、最終的にどうなるかはわからないことを伝えるときの表現です。予定が不確定な時に使うと、誤解を招かずに済むでしょう。

「予定」を表現する名詞

予定にまつわる表現の中には、名詞の形で使われるものもあります。例えば、「予定日」や「予定表」といった言い方は日本語でもよく登場しますよね。そこでここでは、英語版の名詞表現を例文とともに紹介します。

ビジネスで活用できるスケジュールの略語

最近では仕事の予定を社員の皆で共有できるクラウド上の共有カレンダーを活用する人が多いですね。予定を書き込む時に簡潔に時間や趣旨を伝えられるよう、ここでは一般的な略記方法を紹介します。

ビジネスで予定を調整する方法

ビジネスシーンでは、スケジュール変更が頻繁に起こります。そこで、スケジュールを組み直したい時に使える英語表現について、例文を用いながら解説します。

予定を調整する会話例①

日程を調整する時に、最初に提案したスケジュールで、都合が合わないことは珍しくないですよね。上の例文でも「I’m not available on Wednesday.」と言われています。このような場合は「Then will 〇〇 work for you?」や「Then how about 〇〇」などを使うと「では、～はいかがですか？」と代替案を提示することが可能です。

予定を調整する会話例②

「I’m sorry but now’s not a good time」は、仕事中都合の悪いタイミングで話しかけられた際に使う表現です。この場面では部下に後ほど会議を設定してもらうよう伝えて対処しています。

部下の方は、クラウドで共有されているスケジュールを確認した上で正式に会議を設定するので、「I’ll see if you’re open later today or tomorrow」と返しています。

予定を調整する会話例③

「Something came up」は優先せざるを得ない用事が生じた際、詳しい説明を省きつつ都合が悪くなったことを伝える便利な表現です。この場面では、相手からの予定調整の要望に対し、候補日を聞く形で対応しています。

予定を調整する会話例④

直近で予定していた約束の都合がつかなくなった場合、当然すぐに連絡しなければなりません。しかし、次回のスケジュールがすぐに決められないこともあるでしょう。その際は「I will let you know once I fix the schedule.」と伝えましょう。

メールでの予定調整方法

メールで会議の予定を調整する時は、受け取った側が何についてのメールなのか一目でわかるように「Meeting with ABC corporation」などと表記するといいでしょう。また、何度もメールのやり取りをする手間を省くためにも、日程は選択式で提案するのが効果的です。その際には、いつまでに返信が欲しいのかも忘れずに伝えましょう。

なお、返信の期限を「tomorrow」「next week」などと伝えてしいまうと、時期が曖昧になりすぎてしまいます。以下のような表現を使って、多少柔軟さを保ちつつも期日をイメージしやすいものにしましょう。

「予定を調整する英文メールの書き方」を動画で学習

英文メール上達は、職場で同僚が実際に書いたメールを見て真似るのが一番の近道。でも日本で働いている方にとってそういった職場環境は残念ながら稀です。そこで、デスクがとなりの同僚が英文メールを書いている様子をのぞいている感覚で学べるこちらの動画で、予定を調整する英文メールの書き方を身につけましょう。

1. 英文メールの書き方：「仕事の完了予定日を尋ねる」

同僚に、依頼したタスクが完了する予定日を聞くために英文メールを書いている様子が見られます。

2. 英文メールの書き方：「おおよその作業完了予定日を教えてもらう」

同僚に、特定の作業の見込み完了日を聞くために英文メールを書いている様子がみられます。

3. 英文メールの書き方：「予定の変更を連絡する」

同僚に、会食の日程を1週間先延ばしにする旨の連絡をする英文メールを書いている様子が見られます。

【英語学習のTIPS】

英語力をアップさせるには、身近なところから英語を取り入れていくことがおすすめです。例えば、自分の手帳やスケジュール管理用のアプリに予定を入れる時に、英語を使うのも一つの方法でしょう。実際に始めてみると、「この場合どんな表現をするのだろう？」といった疑問が浮かんでくるはずです。

それらを調べながら取り組むうちに、少しずつ「英語は学ぶもの」から「英語は使うもの」という感覚が芽生えるはずです。また、慣れてきたら英語で、一言日記を手帳に書いてみてはいかがでしょうか。その内容を英会話レッスンで教師にチェックしてもらいつつ、その話題について話すと、定着が捗ります。まずは、簡単にできることから積極的にチャレンジしてみましょう！

まとめ

英語で予定を伝える表現はさまざまですが、よく見ると「schedule」「available」「convenient」など、比較的よく登場する単語が決まっています。大量の英単語を覚えなくても、学生時代に習った日付や曜日を組み合わせれば、すぐに会話に取り入れられますよ。ぜひ今回紹介したフレーズを使って、英語でガンガン予定を組んでください。