Web会議に英語でチャレンジするならフレーズを覚えよう！オススメの学習法も解説！

「Web会議で英語を話せるか不安」「すぐに使える英会話フレーズを知りたい」と考えている人も多いのではないでしょうか。

海外企業とWeb会議をするときは、Google MeetやZoomを利用することが多くあります。

Web会議はオフラインと異なり、相手の雰囲気やジェスチャーがわかりにくかったり、通信状況により画面や音声が止まったりします。

Web会議をスムーズに進行させるためには、適切な英語のフレーズを覚えることが重要です。

そこで本記事では、以下の内容を解説します。

• Web会議の流れ
• 司会で使える英語のフレーズ
• Web会議を英語でスムーズにこなすための学習方法
• ビジネス英語がWeb会議に最適な理由

それでは順番に見ていきましょう。

Web会議で役立つ英語のフレーズをビジネスシーン毎に解説

Web会議を英語で行う際には、ビジネスシーン毎によく使われる英語のフレーズを押さえることで、会議を円滑に進行できます。

Web会議には、大きく以下の9シーンがあります。

1. はじめましての挨拶とスモールトークをする
2. 自己紹介・初参加の挨拶をする
3. Web会議開始の案内をする
4. 本題に入る
5. 次の議題に進む
6. 資料を提示する
7. 接続トラブルが発生した
8. 質問をしたり意見を求めたりする
9. 会議を終了する

Web会議はビジネス英語を話す必要があるため、慣れていない方は簡単なフレーズから覚えるようにしましょう。

とくに司会を任されている方は、出席者の意見を取りまとめ、スムーズな進行を心がける必要があるため、チェック必須です。

はじめましての挨拶とスモールトークをする

取引先の担当者とZoomやGoogle Meetなどがつながったら、いきなり本題に入るのではなくはじめましての挨拶とスモールトークをしましょう。

スモールトークとは、会議の緊張した雰囲気を和らげるために行われる雑談のことで、アイスブレイクとも言われます。

初対面の相手に挨拶するときには、以下のような英語のフレーズがあります。

• Nice to meet you.
  はじめまして、よろしくお願いいたします。
• It’s a pleasure to meet you.
  お会い出来て光栄です、よろしくお願いいたします。

どちらもWeb会議で利用できますが、取引先に使う場合は「It’s a pleasure to meet you.」のほうが丁寧な印象を与えます。

はじめましての挨拶が終わったら、次はスモールトークです。

本題に入る前に3〜4分ほど雑談・世間話をすることで、お互いの緊張を和らげることができます。

スモールトークの話題を振るときに使える英語フレーズは、以下を参考にしてみてください。

• How are you doing?
  調子はどうですか？
• How is the weather there?
  そちらの天気はどうですか？

相手に合わせて振りたい話題を考えておくと、口ごもらずにスモールトークができますよ。

関連記事：「よろしくお願いします」って英語で何と言う？場面別表現と例文

自己紹介・初参加の挨拶をする

取引先とお互いに面識がある場合は、自己紹介や部下・同僚の紹介は省いても問題ありません。

しかし、初対面の場合は会社名や部署、名前などを伝えましょう。

自己紹介や他己紹介で使われる英語のフレーズには、以下のようなものがあります。

• I’m 〇〇 from △△ Company. Please call me ◇◇. Nice to meet you.
  はじめまして。△△会社の〇〇です。◇◇と呼んでください。よろしくお願いいたします。
• I’m 〇〇 from the Sales department. It’s a pleasure to meet you.
  私は営業部の〇〇と申します。お会い出来て光栄です。よろしくお願いいたします。
• Let me introduce our participants for today’s meeting. This is 〇〇 from the General Accounting department.
  今日のミーティングの参加者を紹介させてください。経理部の〇〇です。

出席者の部署や担当範囲、名前を伝えることで、誰に向けて話題を振ればよいのかわかるため、円滑にWeb会議を進めることができます。

関連記事：ビジネスシーンで英語の自己紹介を効果的に行うコツ‐音声付き

Web会議開始の案内をする

はじめましての挨拶と自己紹介を済ませたら、Web会議をはじめる旨を伝えてください。

Web会議を開始するときに頻出する英語のフレーズには、以下が挙げられます。

• I believe we’re all here.
  全員揃いましたね。
• I appreciate you arranging a meeting today.
  本日はミーティングを設定していただきありがとうございます。
• Let’s get started.
  それでは、会議をはじめます。
• Have you had a chance to take a look at the details?
  資料は確認していただいておりますでしょうか？
• 〇〇 will take over from here.
  〇〇さん、お願いします。

上記は枕詞的な使われ方をされますが、一言あるだけで出席者の気持ちを切り替えることが可能です。

本題に入る

本題に入るときは、まず会議の目的をしっかりと伝えましょう。

あらかじめ司会が会議の目的を共有すると、話の内容がブレることがなくなるため、スムーズかつ建設的な取引ができます。

本題に入るときは、以下のような英語のフレーズがよく使われます。

• We are here today to discuss △△ for our project.
  本日は新商品の△△について話し合うために集まっていただきました。
• Let’s get down to business. Our main topic today is to talk about△△.
  本題に入りましょう。本日の議題は△△について話すことです。

本題に入ることを案内するときは「Let’s get down to business.（本題に入りましょう。）」といった、会議のスタートがわかる言葉を使いましょう。

会議にメリハリをつけることで、建設的な話し合いの場を設けられるでしょう。

次の議題に進む

Web会議では複数のテーマについて話すことがあります。

議題の内容が移るときに使われる英語を覚えておくと、スムーズに話を切り替えることが可能です。

次の議題に進むときの英語のフレーズは、主に以下が使われます。

• This brings us to the next topic on the agenda, which will be introduced by 〇〇.
  それでは次の議題へ移りましょう。〇〇さんお願いします。
• Let’s move on to the next topic.
  次の議題へ移りましょう。
• Let’s proceed to the next subject.
  次の議題へ進みましょう。

また、次の議題へ進む前に質問を促すことも効果的です。

お互いに疑問点を解決しながら会議を進めることができたり、新たな気付きを発見できたりします。

資料を提示する

ZoomやGoogle MeetでWeb会議をすると、画面で資料を共有できます。

資料を共有するときに合図をすると、出席者が共有される内容を理解しやすくなります。

資料を共有するときは、以下のような英語のフレーズを使いましょう。

• I am going to send you the graphic of our new sales strategy.
  新しい販売戦略のイメージ画像を送りますね
• I’m going to share my screen.
  画面共有をします。
• Let me share my screen.
  画面を共有させてください。

また、Web会議は進行が通信状況に左右されるため、資料を共有できないトラブルが発生する可能性もあります。

資料を共有したあとは、共有した内容がしっかりと見えているかを確認してください。

共有した資料が見えているか確認する英語のフレーズは、以下の2パターンがオススメです。

• Can you all see the document?
  資料が見えていますか？
• Can everyone see it?
  みなさん、見えていますか？

出席者が資料を見ているかを確認することで、全員が話の内容を深く理解できるでしょう。

接続トラブルが発生した

Web会議ではWi-Fiやシステムにトラブルが発生し、音声が途切れたり、画面が止まったりする可能性があります。

トラブルが発生したあとは、画面の不具合が解消されたのかを確認し、再度スピーカーに話してもらうとよいでしょう。

画像と音声トラブルの対処法として使える英語のフレーズには、以下があります。

• I’m sorry, I can’t hear you very well, the sound quality is poor.
  すみません。音声がよく聞こえません。音の調子がよくないようです。
• Sorry, can you repeat that, I can’t hear you clearly?
  すみません、よく聞こえませんでした。もう一度言ってくれますか？
• Your screen is frozen now.
  今、あなたの画面は止まっています。
• I don’t think your screen is shared.
  画像共有ができていないようです。

トラブル対応を適切に行うことで、ムダな時間をかけずに会議を進行することが可能です。

質問をしたり意見を求めたりする

トピックの最後に質問や意見の時間を設けることで、新たな発見を見つけられ、出席者が間違った認識でいることを防げます。

本項では司会者と参加者の視点から、それぞれにぴったりな英語のフレーズを紹介します。

参加者が質問をするときに使えるフレーズは、以下の通りです。

• I’m sorry, could you explain a little bit more about that?
  すみません、もう少し説明していただけますか？
• Excuse me, I have a question.
  すみません、質問がございます。

司会者が質問を促すときに利用できるフレーズには、以下が挙げられます。

• Do you have any questions or concerns so far?
  ここまで質問や気になるところはありますか？
• Is there anything we forgot to discuss?
  他になにか気になる点はございませんか？

出席者の疑問点を無くして最善な意思決定をするためにも、司会者はトピック毎に質問と意見を発する場を設けてください。

会議を終了する

会議を終了するときは、内容をまとめるだけでなく、出席者に「感謝の言葉」を伝えることで相手からの印象がガラッと変わります。

会議をスマートに締めくくれるフレーズを、以下にまとめました。

• Thank you very much for your time.
  本日はお時間をいただきありがとうございました。
• Thank you all for attending. This meeting is adjourned.
  ご出席いただきありがとうございます！これで会議を終了します。

会議の終了の挨拶は、相手のイメージを大きく左右します。

アメリカの心理学者「N・H・アンダーソン」が提唱した親近効果によると、最後に与えられた情報で、その人の印象が決定されるとされています。

締めの挨拶で「感謝の言葉」でまとめると、相手から好印象を持ってもらえることが可能です。

関連記事：英語での会議と電話会議をスムーズに進めるための必須フレーズ36+

Web会議で英語を話すためのオススメ学習方法

英語のフレーズを覚えることも重要ですが、付け焼き刃でしかありません。

Web会議をよりスムーズに進め、内容を利用するためにはビジネス英語を利用することが必要です。

Web会議でビジネス英語を上手に使えるように、以下の媒体を使って勉強を進めましょう。

• 動画
• 書籍
• オンライン英会話

それでは順番に見ていきましょう。

動画

YouTubeのような動画で勉強することで、英語のアクセントやイントネーションなどがわかるようになります。

シャドーイングと組み合わせることで、ネイティブスピーカーの英語スピードになれ、アクセントやイントネーションが矯正されるため、結果的にスピーキング力も向上するでしょう。

しかし動画は、質問や意見をいうことができず一方通行になりがちなため、わからない英語のフレーズを理解できないままにしてしまう恐れもあります。

動画で英語を学ぶ場合は、ただ聞くだけでなく、聞き取れなかったフレーズをインターネットや書籍で調べて解決する姿勢が大切です。

関連記事：YouTubeの英語字幕を使った英語学習法　オススメの動画も紹介

書籍

書籍で英語を学ぶメリットは、基礎的な英単語力や文法力を上げられることです。

どれだけ英語を話そうと思っても、語彙力や言葉を組み立てる力がないと相手に伝わりませんよね。

書籍には英単語の意味や使い方、綴りなどがわかりやすく解説されています。正しい英語を学ぶことで、相手に伝わりやすい英語を話せるようになりますよ。

福岡教育大学の研究では、文章を音読すると一時的に記憶に定着しやすくなるという結果が出ています。

参考：文章記憶に及ぼす黙読と音読の効果

しかし、書籍を読むだけでは正しい発音を覚えられない可能性があるため、動画と組み合わせながら英語学習に取り組むことをオススメします。

オンライン英会話

オンライン英会話を受講すると、ネイティブ講師からビジネス英語を学べるため、スピーキング力やリスニング力を効率的に向上させることが可能です。

受講生の英単語力や文法力などの、レベルに応じてカリキュラムが用意されているため、ストレスなく着実にステップアップできます。

オンライン英会話は月額費を支払う必要がありますが、ビジネス英語をしっかり学び、Web会議を成功させることで月額費以上の価値を感じられるでしょう。

ビジネス英語ならBizmatesがオススメ！

Web会議で使われる英語は、ラフな日常英語ではなくビジネス英語ですよね。そのためオンライン英会話スクールでは、日常会話を学ぶよりも、ビジネス英語を学ぶほうが近道です。

オンライン英会話スクールは、ビジネス英会話を専門的に学べるBizmatesがオススメです。個人に合ったカリキュラムを受けられ、ミーティングやプレゼンテーションなどシーンにあった英語を学べます。

とくに、業務や職位に合った教材でレッスンできる「Other Programs」というカリキュラムには「ミーティング」セッションがあります。

実務に近いので、英語学習が捗りますよ。

業務や職位に合ったカリキュラムを用意しているオンライン英会話スクールは、Bizmatesしかありません。Web会議で失敗したくない方は受講してみてください。

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まとめ

英語でのWeb会議では様々なシーンごとに適切なフレーズが求められるため、状況に適した英語表現を使いこなすことが重要です。

例えば、会議の始まり、意見の求め方、議論の進行、まとめ方など、場面別にフレーズを学んでおくことで、会議をスムーズに進められるようになります。

しかしながら、英語のフレーズをただ機械的に覚えるだけでは、実際の場面では通用しません。

学んだことを実践で活かすには、インプットだけでなくアウトプットすることも必要です。

本記事で紹介したフレーズを実際に使う練習をして、会議での英語スキルを伸ばしていきましょう。。