【保存版】悩まず書ける！英語メールの書き方の５つのポイント

「英語のメールを書くのに1時間も使ってしまった！」
「同僚に、英語のメール内容をチェックして欲しいけど、毎回は頼みにくいな～」

など、英語のメールに苦戦しているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか？

英語のメールに慣れていない方には、「変な英語になっていないか？」「意味が伝わっているか？」など不安が多いと思います。

でも、実は欧米のビジネスパーソンも使っている、英語メールの５つのポイントを使えば、だれでも今日から、英語のメールをわかりやすく短時間で書くことが可能です。

なぜなら、本日、紹介するのは欧米の多くのビジネスパーソンが、短い時間で、効率良くメールを書くために、使っている５センテンスルールといわれるテクニックだからです。

本日はオンラインビジネス英会話のBizmates（ビズメイツ）で英語教材プログラムを開発しているHika Itoが、英語のメールの書き方について５つのポイントを解説いたします。

実はメールは、相手にほとんど読まれていない！

現代では、チャットのようなITツールや、スマートフォンの普及により、しっかりとメールが読まれない傾向にあり、メールを流し読みする方がほとんどなのです。それを裏付けるデータがあります。

・69％の人はメールを、サラッとしか読まない
・１つのメールにかける時間は10秒以下
・45％がスマホ等でメールを確認している

データ引用先：New Organizing Institute New Media Bootcamp The ultimate mobile email statistics overview

こういった背景から、メールを書くなら、短く、わかりやすいメールが求められるのです。

日本人のビジネスパーソンは「短すぎるメールは相手に失礼ではないか？」という思い込みや、外国人の相手を気づかうために、不自然に丁寧なフレーズを使う傾向があり、不必要に長く、わかりにくいメールになりがちです。

では、わかりにくいメールの例を見てみましょう。次のメールをご覧ください。

◆わかりにくいメールの例

丁寧なメールに感じるかもしれませんが、文章が丁寧すぎて、長く、わかりにくいメールになっています。

しかし、このメールを本日紹介する５つのポイントで書き直すと、下記のように短くわかりやすいメールになります。

◆わかりやすいメールの例（内容は上記メールと同じ）

このメールは、下記の3点を確実におさえています。

（１）短く
（２）わかりやすい
（３）自然で丁寧

では、これからメールの書き方の５つのポイントを紹介いたします。

英語のメールの書く時間が劇的に変わる５つのポイントとは？

欧米のビジネスに広く知れ渡っている、５（ファイブ）センテンスルールがあり、そのルールを使えば、だれでも「短く、わかりやすい、丁寧な」メールを書くことができます。

先ほどのメールでポイントを紹介すると下記のようになります。

本日はそのルールに基づいた下記の５つのポイントを紹介します。

ポイント①挨拶
ポイント②目的
ポイント③詳細
ポイント④アクション
ポイント⑤クロージング

それでは、ひとつずつ解説します。

ポイント①挨拶

職場でよく接する同僚の外国人などには、チャットのように返事をすることが多く、挨拶文は不要ですが、初めてメールを送る相手には、挨拶文が必要になるのは、日本も外国も同じです。

しかし、あまりに長い挨拶文は良くないです。下記に悪い例と良い例をあげました。

ビジネスには、不必要に丁寧すぎる挨拶文になっています。

挨拶文とは、このように短い方が、ビジネスでは好まれます。しかし、短ければ良いというわけではなく、失礼にならないようにする配慮が必要です。「メールをいただきありがとうございます。」という挨拶文で、よくある失敗ですが、

これだと少しダイレクトな表現で、失礼に感じることでしょう。ここでは下記の書き方が短くて丁寧な書き方です。

このように、感謝を込めて書くのがポイントです。特に“Thanks for~”という表現は挨拶文にはとても便利です。

それでは、いろんなシチュエーションに応用が利く３つの挨拶文を紹介します。

◆様々なシチュエーションで使える３つの挨拶文

（１）メールの返信の冒頭で使う挨拶文
Thanks for your e-mail.
（メールをありがとうございます）

（２）同僚が次の打ち合わせのアジェンダを送ってきました。そこで返事をする挨拶文
Thanks for the agenda.
（アジェンダをいただきありがとうございます）

（３）MTG参加したメンバーたちに、MTGの議事録を送るときの挨拶文
Thanks for a great project meeting last Monday.
（先週の月曜日のMTGへの出席、ありがとうございます）

この３つパターンの挨拶文は使いまわしが効きやすいので、すぐに書けるようにしましょう。また、下記のフレーズも挨拶としてよく使いますので、覚えておきましょう。

◆外国人の同僚に、リクエストをするときの挨拶

ポイント②目的

挨拶が終われば、次にメールの目的を端的に書きます。短いメールのコツは、早い段階で、メールの目的を示すことです。まずは、悪い例と良い例を比較してみましょう。下記の２つの文章をみてください。

話口調のようになっており、事の経緯を説明するのに集中し過ぎています。メールの目的がわかりにくいです。

このように、メールは目的を最初にはっきり書くことで、理解のしやすさが大きく変わってきます。目的に至った背景などを細かく書くことは、メールの読み手への理解を遅くしてしまうことにつながりますので、このように短くシンプルに書きます。

それでは、目的を書くために便利なフレーズを７つ紹介いたします。

 ◆目的を書くための便利な９つのフレーズ

※太字の部分が汎用的に使えるフレーズです

（１）Just a brief update on the project.
（プロジェクトの進捗をお知らせします）

（２）I’m writing to confirm my appointment on Apr. 4.
（4月4日の私のアポイントメントの確認をいたします）

（３）I’d like to ask you for your help with my presentation.
（私のプレゼンテーションを手伝って欲しいのですが）

（４）Could I ask you to send the Morgan Report?
（モルガンレポートを送っていただけませんか？）

（５）This is just to let you know that our meeting has been cancelled.
（打合せがキャンセルになったことをお知らせいたします）

（６）This is to confirm that the deadline for the financial report is August 5.
（ファイナンシャルレポートの締め切りは8月5日です）

（７）Here are the files you requested.
（添付ファイルをご覧ください）
※添付ファイルの時に使う「Please see attached file.」を日本のビジネスパーソンは良く使いますが、少し固い印象を受けます。

ポイント③詳細

挨拶文や、目的は１行程度で書けますが、メール本文の詳細は長くなるため、書くのが英語初心者には大変かもしれません。しかし、実はカンタンにメールの詳細を書く方法があります。それが箇条書きです。では、箇条書きが、どのくらいメールが見やすくなるのか、悪い例と良い例で比較してみましょう。両方とも同じ意味です。

×悪い例（箇条書きではない）

飛ばし読みができず、1行1行集中して読まないと、詳細を把握できません。

〇良い例（箇条書き）

箇条書きにすると、シンプルで非常にわかりやすいのです。詳細をカンタンにつかむことができます。

そして、箇条書きは、上記のようにコロンを使って、「Could you please:」と書けば、都度下記のように書く必要がなく、「Could you please」を省略して、箇条書きができます。

Could you please set up Room A for 30 people?
Could you please print out 30 copies of the handout?
Could you please set up the projector?

このように、箇条書きで書けば、メールを短くシンプルに、わかりやすくすることができるのです。しかも箇条書きでは、文と文のつなぎの接続詞を考慮する必要はありませんので、英語のメールに慣れていない方にこそ、おススメのテクニックなのです。

ポイント④アクション

メールには目的があり、相手にして欲しい行動、お願いしたいことがあるはずですから、お願いしたいことを遠慮せず、シンプルに書きます。ここのポイントは、日本的に「お忙しいと思いますが」ということは書く必要がありません。

また、期限をしっかり書くことも重要です。では、以下に悪い例と、良い例を紹介いたします。

「お忙しいとは思いますが」という余計な言い回しや、期限に関しては「すぐに」という、あいまいなことを書いています。相手に行動をして欲しいときは、はっきりと目的と期限を伝えることです。

このように丁寧かつ、シンプルに伝えます。また、期限には上記のようにアンダーラインを引くと、わかりやすく丁寧なメールになります。

相手にアクションをとってもらうには、気をつける点は、命令口調にならないことです。下記に丁寧なフレーズを６つ紹介いたします。この６つは、ビジネスシーンでよく使うシチュエーションをおさえています。

◆相手にアクションを求める７つのフレーズ

※下記太字の部分が使えるフレーズです。

（１）So please check the agenda before our meeting.
（会議の前にアジェンダを確認して下さい）

（２）Can you call before 3PM today?
（午後3時に電話をかけてもいいですか？）

（３）Please confirm your attendance at least 1 day before the meeting.
（会議の１日前までに出席を確認してください）

（４）Could you send the file by noon today?
（本日の午後までにファイルを送っていただけますか？）

（５）Please don’t forget to bring a pen.
（ペンを持ってくるのを忘れないでください）

（６）I’d appreciate it if you could reply by next Monday morning.
（次の月曜の朝までに返事をくれるとありがたいです）

ポイント⑤クロージング

「クロージングが短いと相手に失礼じゃないか？」と思いがちですが、無理にメールを長くする必要はありません。長いクロージングは丁寧過ぎて、違和感を感じます。悪い例と良い例を紹介します。

これでは長すぎます。わかりやすいメールにするためには、丁寧で短いフレーズを使います。

このように短いクロージングのフレーズを使います。

それではクロージングに使いやすい６つのフレーズを紹介します。

◆クロージングの６つのフレーズ

シチュエーションにあわせて、下記の文例を使うと良いでしょう。また何度もやり取りする相手には、ときどき違うフレーズを使ってみるのも、丁寧なメールの書き方のコツです。いつも同じクロージングだと、心が入っていないと思われるからです。

（１）I hope to see you soon.
（すぐにお会いしたいと思います）

（２）Looking forward to working with you.
（あなたと働くことを楽しみにしています）

（３）Have a great weekend.
（良い週末を）

（４）See you on Monday.
（月曜日に会いましょう）

（５）Talk to you soon.
（すぐ話しましょうね）

（６）Have a safe trip.
（ご無事で）

メールの件名の３つのポイントは？

良い件名とは、メールの内容を”件名だけ”で伝えることができます。

件名のポイントは下記の３つです。

（１）件名だけで内容が伝わる
（２）後から探しやすい件名
（３）プライオリティを伝える

では、悪い例と良い例を比較して、メールの件名の違いを解説します。

×悪い例

Meeting

これは不親切な件名です、なぜなら、後でメールを探す時に、何のMTGなのか、メール本文を見ないと確認できないからです。

〇良い例

TA Sales Meeting – Rescheduled to Jun. 2@11:00AM

良いメールの件名とは、このようにテーマが最初に来ます。

この場合は「TA Sales Meeting」の件、そしてハイフンの後に、メールの詳細がカンタンにまとまっています。件名を見ただけで内容がわかるようになっています。

では、件名を作る練習してみましょう。

件名の練習問題

（１）この内容のメールだと、件名はどうなりますか？

（１）の件名例

FSA Report – Request for feedback by May 1

（２）この内容のメールだと、件名はどうなりますか？

（２）の件名例

Visit to Manila Nov. 1-5 – Confirmation of schedule

（３）この内容のメールだと、件名はどうなりますか？

（３）の件名例

Product Meeting Feb. 12 – Meeting minutes FYI

このように、メールの内容を読まなくても件名が理解できるものが理想な件名です。

英語のメールの書き方のまとめ

英文メールを書く際は、日本語でメールを書く際と同じように、今回紹介した5つのルールを押さえることが重要です。

これにより、相手に対して「短く」「わかりやすい」「丁寧な」メールを書くことができます。

いきなり英文でのビジネスメールを書こうとすると、最初は時間がかかると思います。

ある程度メールのテンプレートを作ったり、グローバルなビジネスシーンで必要なスキルを身に着けたりすることで、少しずつ英文でメールを書くことに慣れていきましょう。