英語メールの署名の書き方で大切な10のルールとテンプレートを紹介

ビジネスにおいてメールの署名は取引先とのコミュニケーションのひとつであり、印象に関わる大切な部分です。

日本語と英語の署名の書き方は異なるので、海外とやり取りする際は署名の仕方をしっかり確認する必要があります。

本記事では英語での署名の書き方に関する10のルールや、実際に使える署名のテンプレートを紹介します。

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署名は英語でsignature

メールの最後につける署名のことを英語でsignatureといいます。

書類のサインもsignatureです。

ただし、有名人などのサインはautographを使うので注意しましょう。

英語のビジネスメールにおける署名は名刺と同じ役割がある

署名には差出人の名前や部署、連絡先などが記載してあり、ビジネスメールにおいて名刺と同じ役割を果たします。

円滑なコミュニケーションのために、メールの末尾には署名を記載するのがマナーです。

署名の重要性は国内でも海外でも同じです。

英語でメールを送るときも、必ず署名を記載しましょう。

英語でのビジネスメールの署名におけるルール10選

英語でのビジネスメールで署名を記載するときは、以下のルールがあります。

• 1.記載事項と順番
• 2.名前
• 3.役職
• 4.所属部署
• 5.会社名
• 6.会社住所
• 7.メールアドレス
• 8.電話番号・FAX番号
• 9.会社のホームページ
• 10.お知らせ

順番に詳しく解説します。

1.記載事項と順番

英語での署名は、以下の順番で記載します。

• 名前
• 役職
• 所属部署
• 会社名
• 会社住所
• 電話番号・FAX番号
• メールアドレス
• 会社のホームページ
• お知らせ

日本では先に会社名から記載しますが、英語では名前が最初です。

日本のルールとは異なるので注意しましょう。

2.名前

英語で名前を書くときは、名→姓の順番で記載します。

• 日本語：田中太郎
• 英語：Taro Tanaka

日本語と同じ順番で姓名を記載したい場合は、姓をすべて大文字にして、姓と名の間にカンマを打ちます。

例：TANAKA, Taro

国際的には名→姓の順番がスタンダードですが、自国文化を大切にすることも尊重されているので、日本語の順番で名前を記しても問題ありません。

名前のうしろに（Mr.)や(Ms.)をつけると、相手がメールを書く際に「Dear Mr.～」と迷わず敬称を書けるため親切ですよ。

例：Taro Tanaka（Mr.)

日本に馴染みのない海外の人にとって、日本人の名前は男女の区別がつきません。

海外とのやり取りが多い場合は、敬称も記載しておくとよいでしょう。

3.役職

名前の下には役職を記載します。

役職を表す英語には主に下記があります。

役職がない場合はStaffやMemberなどと書きますが、何も書かなくても構いません。

4.所属部署

役職の次は所属部署を記載します。

所属部署を表す英語には下記などがあります。

役職名や所属部署の英語表記は会社によって異なる場合があります。

正式な表記は会社に確認しましょう。

5.会社名

日本の署名では会社名を最初に書きますが、英語では5番目に記載します。

会社名は固有名詞のため、基本的に会社によって正式な英語名があります。

ビジネスにおいて会社名は決して間違ってはいけない箇所なので、会社のホームページを見たり上司に確認したりなどの対策を取り、正式な表記を確認しましょう。

株式会社の場合は「Co., Ltd.」をよく使いますが、「Inc.」や「Corp.」を使うこともあります。

アルファベットはすべて大文字で書くのか、株式会社にはどの表記を使うのかなど、必ずよく確認してから署名に記載してくださいね。

6.会社住所

会社住所は番地→市区町村→都道府県→郵便番号→国と、日本とは逆の順番で記載します。

• 日本語：〒123-4567東京都品川区東品川1-11-11
• 英語：1-11-11, Higashi-shinagawa Shinagawa-ku, Tokyo,123-4567, Japan

地名は基本的にローマ字表記で問題ありませんが、英語で書いてもOKです。

例：Naka Ward, Yokohama City, Kanagawa Prefecture（神奈川県横浜市中区）

所在地を英語で表現する際は、下記の英単語を参考にしてみてください。

北海道（Hokkaido）を除き、東京都の「都」や千葉県の「県」は省略してTokyoやChibaなどと記載する場合が大半です。

7.メールアドレス

メールアドレスを記載する際は、E-mail：○○@✕✕.comのように「E-mail：」を使います。

E-mailではなくmailを使うと「郵便物」という意味になってしまうので気をつけましょう。

8.電話番号・FAX番号

海外に向けて電話番号を記載するときは、国際番号を忘れないようにしましょう。

日本の国際番号は81なので、以下のように記載します。

例：+81-3-123-4567

国際番号をつけるときは、市外局番の「0」を除きます。上記の例では、東京の市外局番である「03」から「0」が省かれていますね。

FAX番号にも市外局番の「0」を除いて国際番号をつけます。

FAXは海外ではあまり使われないので、省略しても構いません。

9.会社のホームページ

会社のホームページは、日本語のメールで署名を書く際と書き方に変わりはありません。

以下のように記載します。

 URL：✕✕.com

なお、英語では会社のホームページを「Home page」とは言いません。

Home pageとはブラウザのトップページを指す英単語のため、英語の署名で会社のホームページを記載する際は、「URL」や「Website」を使いましょう。

10.お知らせ

署名の最後にはお知らせを記載します。

新しい支社の立ち上げや事務所の移転、新規サービスのリリースなどのお知らせがあれば記載しましょう。

例：2023 Summer Shutdown Notice:

✕✕Inc. will be closed from August 10th to 20th, 2023. Please plan accordingly.

（夏季休暇のお知らせ：✕✕会社は2023年の8月10日から20日まで休暇をいただきます。ご了承ください。）

英語でのビジネスメールの署名テンプレート2つ

英語でのビジネスメールの署名に使えるテンプレートを2種類紹介します。

• フォーマルな英語メールの署名
• シンプルな英語メールの署名

フォーマルな英語メールの署名

取引先への連絡や目上の人へのメールなどフォーマルなやり取りでは、上記で紹介したすべての要素を署名に記載します。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

Taro Tanaka（Mr.)

Manager

Sales Department

✕✕ Co., Ltd.

1-11-11, Higashi-shinagawa Shinagawa-ku, Tokyo,123-4567, Japan

E-mail：○○@✕✕.com

Tel:+81-3-123-4567

URL：✕✕.com

2023 Summer Shutdown Notice:

✕✕ Co., Ltd. will be closed from August 10th to 20th, 2023. Please plan accordingly.

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

取引先とのやり取りには、自分の情報をしっかり入れた署名を使いましょう。

シンプルな英語メールの署名

外部とのやり取りがほとんどないときなどは、以下の情報のみのシンプルな署名を記載する場合もあります。

• 名前
• 所属部署
• 会社
• メールアドレス
• 電話番号
• 会社ホームページ

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

Taro Tanaka（Mr.)

Sales Department

✕✕ Co., Ltd.

E-mail：○○@✕✕.com

Tel:+81-3-123-4567

URL：✕✕.com

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

最低限の情報でよいときは、上記のように記載してみてください。

英語のビジネスメールで署名する際の注意点

英語のビジネスメールで署名を記載する際は、以下の点に気をつけましょう。

• 会社情報が変わったら忘れずに署名を変更する
• 署名の文字化けやデザインずれがないか確認する

順番に解説します。

会社情報が変わったら忘れずに署名を変更する

所属部署や会社住所、お知らせなど会社情報が変わったら必ず都度、署名を修正しましょう。

誤った署名の情報を載せたままにしておくと、大事な取引先や外部パートナーからの信頼が損なわれる可能性があります。

支社の住所が変わったことをすでに通知しているのに、署名の住所が古いままでは「頼りない人」と思われてしまうかもしれません。

ビジネスに支障がでないよう、署名の内容はこまめにチェックしましょう。

署名の文字化けやデザインずれがないか確認する

会社のロゴなどを署名に挿入する際は、文字化けやデザインずれがないか注意しましょう。

場合によっては署名がうまく表示されていない可能性もあります。

文字化けやデザインのずれがあるだけで、相手に不信感をもたせてしまいます。デザイン性よりも相手にとって見やすいかどうかを考え、送信前に表示のされ方を確認しましょう。

英語メールの署名の書き方まとめ

英語のメールに署名を記載するときは、日本とは異なる順番や正しい会社名の表記などに注意が必要です。

相手が敬称を迷わないようにする気遣いや、お知らせ欄を使ったコミュニケーションなども意識しましょう。

海外と日本ではビジネスマナーが異なるため、海外とのやり取りでは英語だけでなく国際的な感覚の習得も必須です。